Что подписать с контрагентом,чтобы всё встало на свои места
Из статьи узнаете, какие два документа оформить, если по договорам возникла просрочка. Не хотите отказываться от договора — оформите оба документа. Если продлевать сроки не планируете, достаточно будет одного.
Оформите акт сверки расчетов
Проверьте текущие обязательства вашей компании и ее контрагентов. Решите, будет ли компания исполнять заключенные договоры. В зависимости от размеров компании это можно сделать самостоятельно или подготовить чек-лист для контракт-менеджеров. Посмотрите, по каким договорам есть риск неисполнения, оцените, какие долги возникли у компании перед контрагентами и наоборот: сколько денег должны контрагенты.
Оформите акт сверки взаимных расчетов, чтобы зафиксировать в денежном выражении исполнение договора полностью или в части. Есть три причины, почему следует подписывать такой акт не только разово для обновления информации о расчетах, но и на периодической основе.
- Зафиксирует исполнение обязательств контрагентом и выявит неточности в первичной документации и расчетах.
- Поможет доказать последующее одобрение сделки представляемым при условии, если акт подписало уполномоченное лицо. Особенно актуально это при исполнении рамочных контрактов, например при многократных отгрузках по отдельным заявкам. Нередко поставщик в дальнейшем не может найти доверенность на лицо, которое получило товар от имени покупателя. В случае спора возникает вопрос об отгрузке надлежащему лицу. Акт сверки поможет разрешить данный вопрос.
- Подтвердит задолженность контрагента и ее размер, а также будет свидетельствовать о признании долга. Если подпишете акт сверки взаимных расчетов, это прервет течение срока исковой давности, который в таком случае будет исчисляться заново.
Акт сверки расчетов с контрагентом часто используют как хитрый способ подтвердить просроченные и задавненные обязательства, то есть те, по которым срок исковой давности прошел, без подписания каких-либо дополнительных соглашений, новации долга. Об этом может знать и контрагент.
По этой причине компании иногда организуют процесс подписания акта сверки таким образом: юрист просит бухгалтера оформить акт напрямую с бухгалтером контрагента. То есть это будет выглядеть как рядовое событие — подписание документов бухгалтерского учета.
Такие документы нередко подписывают без согласования с юристами. Особенно высока вероятность, что это останется незамеченным, если положение об оформлении акта сверки взаимных расчетов предусмотрено заключенным договором. Предупредите своего бухгалтера, что контрагент может воспользоваться такой схемой.
Заключите дополнительное соглашение о новых сроках и других условиях исполнения договора
Если ваша компания или контрагенты нарушили сроки по договорам, но при этом стороны интерес в исполнении не утратили, согласуйте предоставление дополнительного срока, чтобы исполнить обязательства. Для сторон по окончании пандемии коронавируса это будет наиболее подходящий вариант, чтобы решить вопрос с просрочкой исполнения.
Есть еще один вариант продлить сроки: не заключать дополнительное соглашение, а уведомить о предоставлении дополнительного срока на исполнение обязательства. Учитывайте, что по общему правилу предоставление дополнительного срока не будет основанием освободить должника от ответственности за просрочку исполнения обязательства.
В таком случае для должника продолжат начисляться санкции, поскольку он уже находится в просрочке. Для кредитора сохранится обязанность принять просроченное исполнение до даты истечения нового срока.
Например, в одном деле продавец поставил некомплектный товар, о чем ему сообщил покупатель. По условиям договора продавец должен был заменить товар в течение пяти рабочих дней, но не сделал этого. Покупатель отказался от договора в этой части и потребовал неустойку с момента неисполнения обязательства, а не после окончания пятидневного срока. Суд первой инстанции иск удовлетворил, апелляция согласилась.
Если ваша компания задержала исполнение договора, в дополнительное соглашение можете включить условие, по которому контрагент приостановит исполнение встречных обязательств, в частности уплату аванса. Так сможете минимизировать свои убытки, если контрагент в последующем откажется от договора.
Например, не сможет потребовать проценты за пользование авансом или убытки, которые связаны с приготовлением к приемке товара, если он такие приготовления еще не осуществил.
Кроме того, кредитор вправе отказаться от договора, если в результате неисполнения договора по причине непреодолимой силы он утратил интерес в исполнении. В обоих случаях без переписки не обойтись.
Чтобы избежать недоразумений, получите от контрагента письменное подтверждение, что он готов исполнять договор либо принимать исполнение в дополнительно отведенное время. Если нужно согласовать новые условия исполнения, оформите их дополнительным соглашением.
Верховный суд в своем первом обзоре по COVID-19 разъяснил, что, если у компании нет денег — она не может заплатить контрагенту из-за запрета деятельности в связи с распространением коронавируса, это можно признать основанием для освобождения ее от ответственности: от штрафов, пеней, неустойки.
Но это не освободит компанию от платежа как такового — платить контрагенту все равно придется. В связи с этим любое изменение цены договора надо осуществлять дополнительным соглашением или уже в судебном порядке.
