Защитите коммерческую, финансовую и иную информацию компании
«Сторона обязуется не разглашать сведения, которые относятся к коммерческой тайне», — этой формулировки в договоре недостаточно, если компании действительно есть что скрывать от конкурентов. Прописывать условие о конфиденциальности нужно максимально подробно, а иногда в отдельном соглашении. Читайте в статье, как компаниям защитить информацию с помощью соглашения о конфиденциальности и не допустить ошибок при формулировании его условий.
До основного договора оформляйте отдельное соглашение о конфиденциальности
Обычно стороны выбирают между отдельным соглашением о конфиденциальности и условием о конфиденциальности в основном договоре. Оба варианта допустимы.
Зачастую будущие контрагенты обмениваются конфиденциальной информацией до заключения основного договора. Например, когда хотят оценить перспективы совместной деятельности. В этом случае лучше заключить соглашение о конфиденциальности.Статья 434.1 ГК позволяет защитить интересы стороны, которая раскрывает конфиденциальную информацию до заключения договора. Однако, чтобы возместить убытки из-за раскрытия, ей придется доказать не только их размер и причинно-следственную связь между раскрытием и возникновением убытков, но еще и три факта. Первый — раскрытая информация относится к конфиденциальной. Второй — информацию передали другому лицу. Третий — раскрыл информацию именно контрагент./p>
Соглашение о конфиденциальности упростит доказывание первых двух фактов. Таким образом обладатель раскрытой конфиденциальной информации увеличит шансы возместить убытки.
Судебная практика по статье 434.1 ГК пока не сформировалась. Поэтому безопаснее фиксировать договоренности об обмене конфиденциальной информацией уже на преддоговорном этапе.
Включайте в соглашение любую информацию, которую считаете важной
Соглашение часто включает широкое определение конфиденциальной информации, которую можно передать в рамках этого документа. В целом такой подход защищает раскрывающую сторону и не противоречит закону. Тем более что нет единого акта, который описывал бы все виды конфиденциальной информации. Обычно такой информацией признают сведения:
Сторонам соглашения нужно обеспечить возможность идентифицировать информацию, которую передают в рамках соглашения. В большинстве случаев факт передачи информации закрепляют в акте приема-передачи. Заодно отдают материальные носители: flash-карты, CD-диски, загружают файлы на портал для обмена данными или отправляют материалы по почте.
Нельзя защитить информацию, которую раскрывающая сторона не защищает как конфиденциальную. Например, требование возместить убытки в случае разглашения не удовлетворят, если его предъявит лицо, которое не принимало меры по соблюдению конфиденциальности информации.
Предусмотрите меры, чтобы информацию не передали третьим лицам
Суды признают допустимыми такие доказательства раскрытия конфиденциальной информации, как электронная переписка, заключение эксперта и нотариальный протокол осмотра сайта, на котором разместили информацию.
Перечень конкретных мер по соблюдению и защите конфиденциальности зависит от типа информации. Его обычно устанавливают во внутренних нормативных актах раскрывающей стороны.
Обычно владельцы конфиденциальной информации определяют перечень такой информации, ограничивают доступ и учитывают лиц, которые получили возможность знакомиться с ней. Кроме этого, заключают соглашения о конфиденциальности с любыми получателями информации, маркируют грифами и другими средствами защиты материальные носители с конфиденциальной информацией компании. Также указывают, что необходимо использовать специальные технические средства защиты и ограничения доступа.
В соглашении о конфиденциальности зеркально отразите меры, которые уже применяет раскрывающая сторона. Это обеспечит хотя бы минимальный уровень защиты передаваемых данных.
Нельзя требовать возместить убытки или применять другие санкции, если контрагент раскрыл общедоступную информацию, например, из открытых реестров или сведения, которые в силу закона не могут быть конфиденциальными. Это правило работает, даже если стороны договорились сохранять конфиденциальность такой информации.
Стороны вправе предусмотреть дополнительные гарантии и включить санкции на случай их нарушения. Например, включить в соглашение заверения и гарантии получающей стороны, что она соблюдает все необходимые меры защиты конфиденциальной информации. На случай нарушения этой гарантии в соглашении можно предусмотреть штраф.
Проверяйте, соблюдает ли контрагент соглашение о конфиденциальности
Чтобы оперативно отслеживать, не разглашают ли конфиденциальную информацию, необходимо включить в соглашение дополнительные «контрольные» права раскрывающей стороны. Можно выделить три полномочия.
Первое — право запросить полный комплект внутренних документов получающей стороны, которые регулируют режим конфиденциальности.
Второе — право проводить выборочную проверку в отношении работника или контрагента получающей стороны, включая право ознакомления с соглашениями о конфиденциальности, которые подписали указанные лица.
Третье — право проводить периодический аудит, например, раз в год по адресу местонахождения получающей стороны. Это покажет, выполняет ли она внутренние локальные акты в сфере конфиденциальности. Зафиксируйте также обязанность получающей стороны компенсировать убытки и выплатить штраф, если она нарушит соглашение.
Статья подготовлена с использованием материалов журнала «Корпоративный юрист»
